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Wie erstelle ich einen Account?
Die einzelnen Nutzer des Stable-Manager sind die Accounts mit ihren Rollen (Admin, Nutzer, Arbeiter). Bei der Erstellung ist als Standard „Nutzer“ eingestellt, dies kann im Nachhinein in den Accountdaten geändert werden.
Um seinen Kunden den Stable Manager zugänglich zu machen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man legt vorausgefüllte Accounts an, um dann gezielte Einladungen an die betreffende Person zu schicken. So ist es in dem nebenstehenden Video zu sehen, die einzutragende Mailadresse ist dann die des Kunden. Alternativ ist es möglich, unter „Allgemeine Stalldaten –> Zugänge“ einen allgemeinen Zugangscode zu erstellen. Mit diesem Code kann sich ein potentieller Nutzer mit dem Stall verbinden und sich eigenständig einen Account anlegen.
Für einen erstellen Account können dann Accountdaten eingepflegt werden. Sind diese vollständig, können sie gleich zur Rechnungsstellung verwendet werden
Wie verwende ich die automatische Buchungsverlängerung?
Die automatische Buchungsverlängerung ist ein hilfreiches Feature, wenn in Ihrem Stall Services monatlich wiederkehren.
In den meisten Fällen ist es sowohl für die Stallbetreiber als auch die Einsteller umständlich, immer wieder an die Buchung des gleichen Services zu denken. Genau für diese Fälle ist die automatische Buchungsverlängerung gedacht.
Die Möglichkeit für die Buchungsverlängerung kann für einen Service auf der Konfigurationsseite gesetzt werden, wie es auch in dem Video gezeigt ist. Anschließend taucht in den Buchungen für den entsprechende Service ein Reiter „Auto-Wiederholung“ auf. Dort kann eingestellt werden, dass diese konkrete Buchung sich automatisch wiederholt. Ein „Forecast“ der Buchung taucht dann auch im nächsten Monat auf.
An dieser Stelle ist noch wichtig zu erwähnen, dass das Setzten der Wiederholung an die gleichen Bedingungen geknüpft ist, wie das Buchen des Services selbst.
Heißt konkret: Wenn der Nutzer nicht berechtigt ist, den Service selbst zu buchen, kann er auch keine automatische Wiederholung der Buchung einstellen.
Wie registriere ich mich für die App und bekomme Zugang zu einem Stall?
Wenn dein Stallbetreiber sich für die Nutzung des Stable Managers entschieden hat, wirst du über eine Mail wie im Bild eingeladen, dem Stall beizutreten. Folge dem markierten Link, um mit der Registrierung zu beginnen.
Wenn du dem Einladungslink folgst, landest du auf der Startseite das Stable Managers. Dort kannst du dir unter „Registrieren“ ein Konto mit deiner Mailadresse erstellen. Fülle dort alle erforderlichen Daten aus und bestätige die Eingabe. Anschließend erhältst du eine Mail mit der Aufforderung zu Verifikation der Mailadresse. Folge dem Link in der Mail. Die Email ist damit verifiziert und du landest eingeloggt in deinem neuen Stable Manager Konto.
Hier angelangt ist dein Stable Manager Konto aktiv und du kannst dich einloggen. Der erste Login wird automatisch mit der Mailverifikation durchgeführt. Der letzte Schritt ist nun, dass das neu erstellte Konto mit dem Stall verknüpft wird. Hierzu bitte auf das große ‚+‘ drücken und im folgenden Dialog den Zugangscode aus der ersten Mail eingeben. In diesem Fall ist dies ‚WALT‘ ( bitte hierbei keine Leerzeichen eingeben und Groß- und Kleinschreibung beachten).
Anschließend ist die Zuordnung abgeschlossen. Viel Spaß bei der Verwendung des Stable Managers!
Wie verknüpfe ich einen Kalender mit einem Service?
Für Services der Kategorie „Stempelkarte“ und „Individuell“ gibt es die Möglichkeit, einen vorhandenen Kalender zu verknüpfen. Für Stempelkarten ist dieses sogar obligatorisch, da die Stempelkarte sonst ihren Sinn verfehlt. Mit dieser Verknüpfung werden bei Buchung „Slots“ in dem entsprechenden Kalender freigeschaltet. Diese können dann Stück für Stück belegt werden, bis die Stempelkarte aufgebraucht oder die Buchungsanzahl erreicht ist. Dabei kann bei Erstellung des Services auch festgelegt werden, wie oft am Tag der Kalender bebucht werden kann.
Im Videobeispiel ist gezeigt, wie so ein Service aussehen könnte, wie dieser mit dem Kalender verknüpft wird und wie letztendlich eine Buchung funktioniert.
Der Service ist eine Kaltmiete für die Box und soll dem Einstaller ermöglichen, zusätzlich pro Tag für 2 Slots den Longierzirkel (Kalender) buchen zu können (Die Anzahl insgesamt wird hier auf unendlich gesetzt, da sowieso nur 2x am Tag gebucht werden kann). Anschließend wird noch gezeigt, wie die Buchung im Kalender für das Pferd schlussendlich aussieht. Dort erkennt das System, ob für das Pferd eine Buchungserlaubnis für den Kalender vorliegt und schlägt gleich den passenden Service vor.
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Eine Rechnung ist im Stable Manager einfach erstellt. Auf den Seiten mit Serviceübersicht erscheint unten rechts das Symbol für den Rechnungsmodus, welches klickbar ist.
In diesem können einzelne Positionen ausgewählt werden (+). Wenn alle Positionen gesammelt sind, geht es über die Schaltfläche links neben dem Rechnungsmodus in den Rechnungseditor. Dort kann wie im Video zu sehen ist die Rechnung Schritt für Schritt erstellt werden.
Hier noch ein paar wichtige Infos zur Rechnung:
- Einmal gestellte Rechnungen können nicht wieder gelöscht, sondern müssen korrekt storniert werden (genauer Blick auf das Preview)
- Bei Interesse an einem eigenen Rechnungstemplate nehmen Sie bitte Kontakt auf (Standardmäßig kann unter „Rechnungsverwaltung“ ein Logo hinterlegt werden)
- Unter dem Menüpunkt „Rechnungsverwaltung“ sind zudem alle gestellten Rechnungen zu finden und können als „bezahlt“ markiert oder an beliebige Mailadressen verschickt werden
- Wir benutzen ein standardisiertes Format für das Hochzählen von Rechnungsnummern. Bei Bedarf kann hier auch gerne ein individuelles Format verwendet werden
- Bei Positionen zu denen eine Rechnung erstellt ist, ändert sich das Icon für den Bezahlstatus von einem Preisschild zu einem Dokumentensymbol
Was für Optionen habe ich bei der Serviceerstellung?
Im Stable Manager sind Services die Grundlage für die Leistungsverwaltung und die Abbuchung.
Grundsätzlich gibt es folgende Kategorien:
- Dienstleistung (Alle Form von Services wie Misten, Rausbringen oder Eindecken)
- Ware (Über den Stall vertriebene Waren wie Heu oder Pellets/Einstreu)
- Stempelkarte (Für bspw. eine 10-er Karte Reitunterricht, mit Kalender verknüpfbar)
- Individuell ( Hier können Servicedienstleistungen mit Kalendern verknüpft werden)
Bei jeder Kategorie kann eingestellt werden, für wen der Service ist (Pferd/ Account) und welche Rolle ihn buchen kann (Admin/Nutzer).
Der erstelle Service kann anschließend gebucht werden und die Buchungen werden in die Abrechnung übernommen.
An dieser Stelle noch kurz ein Hinweis zu 2 hilfreichen Features:
- Automatische Verlängerung (Wiederkehrende Services können so eingestellt werden, dass eine Buchung automatisch verlängert wird. Zur Umsetzung guck dir unsere eigenen Artikel zur autom. Verlängerung hier an)
- Buchungsfrage (Einstellbar für Dienstleistungen. So könnte z.B. erfragt werden, ob ein Pferd für die Wiese eine Mütze haben soll)
